Como montar um home office e se manter produtivo em casa Posted: 02 Apr 2020 06:01 AM PDT Imagem de tookapic por Pixabay Publicado na Folha de S. Paulo O home office se tornou, nos últimos dias, uma das principais medidas protetivas contra a propagação do novo coronavírus. Mas muitas empresas e funcionários não estavam preparados para esse novo cenário, diz Raphael Falcão, diretor da Hays, empresa de seleção e recrutamento. Quanto ao empregado, o primeiro ponto para o regime remoto funcionar é entender que o objetivo é manter a produtividade. “Você não perde tempo se locomovendo, mas tem que ter uma rotina preestabelecida”, diz Falcão. Também é muito importante reservar um local da casa que seja tranquilo, diz a arquiteta Pati Cillo, do escritório Pati Cillo Arquitetura. “Não estou falando da mesa de jantar. O ideal é ter um ambiente fechado que funcione como escritório, já que a concentração é fundamental para a produtividade”, afirma. Especialistas ouvidos pela Folha explicam como se organizar e manter a disciplina trabalhando de casa, além de dar ideias de como montar um escritório eficiente. CRIE SEU ESPAÇO Escolha um canto bem iluminado e arejado. “Se não tiver um cômodo só para o escritório, use biombos ou portas de correr como divisórias, para delimitar seu espaço”, diz a arquiteta Danielle Dantas, do Dantas & Passos Arquitetura. Os móveis podem ser pequenos, mas têm que respeitar as medidas ergonômicas mínimas: mesa de 70 cm a 75 cm de altura, com profundidade de 45 cm ou mais. Prefira cadeiras de espaldar alto, para não cansar a coluna, e com ajuste de altura do assento. Os braços devem ficar apoiados na mesa e levemente dobrados. Também vale investir em iluminação extra, focada na mesa de trabalho. “Recomendamos usar luz branca morna, em torno de 3000K, para manter o ambiente aconchegante”, diz Erika Mello, da Andrade & Mello Arquitetura. ORGANIZE-SE E CUMPRA PRAZOS No regime remoto, o gestor deixa de ter o controle do que o funcionário está fazendo e precisa ter a confiança de que os prazos acordados serão cumpridos, diz Amelia Caetano, especialista em gestão remota do Instituto Trabalho Portátil, consultoria que ajuda empresas a implementarem home office. O funcionário é responsável pelas tarefas e pela forma como irá executá-las. Para manter a disciplina e o ritmo de execução do trabalho, é importante não programar tarefas pessoais no horário de expediente, a exemplo de consertos e entregas de mercadorias, diz o diretor de recrutamento da Robert Half. ESTABELEÇA UMA COMUNICAÇÃO CLARA COM GESTORES E COLEGAS Garantir uma boa comunicação remota é fundamental para manter o fluxo de trabalho. Antes de começar o expediente, teste se os chats e plataformas de videoconferência estão funcionando. Como sistemas próprios das empresas podem ser pesados para a internet domiciliar, geralmente mais lenta que as dos escritórios, o diretor da Hays sugere usar aplicativos de celular que funcionam com facilidade, como o WhatsApp e o Skype. Também é importante manter seus pares avisados quando estiver ausente –é possível atualizar o status das plataformas indicando que você está almoçando, por exemplo. USE SÍMBOLOS PARA MOSTRAR QUE ESTÁ TRABALHANDO Principalmente para quem tem crianças em casa, pode ser difícil estabelecer uma divisão clara entre estar trabalhando e estar disponível. Uma forma de solucionar isso é criar símbolos para que outros moradores da residência saibam que o funcionário está em horário de trabalho. EXECUTE UMA TAREFA POR VEZ E EVITE DISTRAÇÕES Para manter a produtividade, é importante manter o foco na tarefa que está sendo realizada. Em vez de checar e-mails e ligações de forma compulsiva, estabeleça períodos para fazer essa verificação. Planejar a agenda do dia e criar uma lista de prioridades entre as obrigações também é uma boa forma de se manter focado e dar conta de todos os deveres. “Se eu já sei que 50% do meu tempo é gasto com coisas que aparecem no próprio dia, eu vou programar só metade do meu período e deixar o resto para as tarefas imprevisíveis”, sugere Caetano. TESTE AS FERRAMENTAS DE TRABALHO E A INFRAESTRUTURA As empresas que demandam home office geralmente oferecem notebooks com a segurança necessária para acessar documentos, ramais digitais e servidores próprios. Os funcionários devem se atentar ao funcionamento de ferramentas fundamentais para o expediente, como a internet. Lucas Nogueira, da Robert Half, sugere fazer um check list dos acessórios importantes para o trabalho, como relatórios, arquivos e telefones dos membros da equipe antes de fazer a mudança. MANTENHA HÁBITOS SAUDÁVEIS Como no home office todo o trabalho é feito em frente ao computador, o ideal é não fazer as refeições na mesma mesa, e fazer pausas a cada hora trabalhada. Procure também manter uma dieta equilibrada, consumindo alimentos saudáveis. Outra recomendação importante é tirar o pijama. Segundo a especialista Amelia Caetano, estudos mostram que, no geral, o desempenho do funcionário cai se ele não mantiver o hábito de se arrumar para o trabalho.